Highlights
Super einfache Funktionsweise, weil die Zeiterfassung vollautomatisch startet oder beendet wird beim betreten oder verlassen eines beliebigen Standortes wie z.B. dem Bürogelände oder der Baustelle.
Strengster Datenschutz, weil die geografische Position kein Bewegungsprofil erstellt und niemand weiß wo sich der Mitarbeiter befindet wenn er nicht am definierten Standort ist.
Sicherheit für den Arbeitgeber, dass die Zeiterfassung nur dann erfasst worden ist als das Smartphone physisch vor Ort war.
Funktioniert bei allen iPhones oder Android Mobiltelefonen mit der aktuellsten McTime Software.
Die mobile App muss nicht geöffnet werden und kann in der Hosentasche bleiben.
Funktioniert bei Android neben GPS auch mit einem WLAN-Netzwerk oder Bluetooth Gerät.*
*Automatische Zeiterfassung wenn das Smartphone sich in einem beliebigen WLAN-Netzwerk anmeldet oder mit einem beliebigen Bluetooth Gerät koppelt.
Entwickelt für Mitarbeiter und Unternehmen um die Zeiterfassung deutlich zu erleichtern!
Web-Applikation Einstellungen
1. Navigieren Sie in der Web-Applikation auf Ihre Organisation.
2.1. Erstellen Sie eine neue Organisationseinheit oder 2.2. bearbeiten Sie eine vorhandene.
3. Navigieren Sie zu den Einstellungen
4. Öffnen Sie das Feld Virtuelles Zeiterfassung-Terminal
5. Aktivieren Sie die Verpflichtende Standortbezogene Zeiterfassung. Tragen Sie im 6.1. Feld die Adresse ein oder bewegen Sie die 6.2. Nadel des virtuellen Terminals auf die gewünschte geografische Position und 7. stellen Sie den Standortradius ein (empfohlen mindestens 100m), innerhalb dessen die Zeiterfassung erlaubt wird und klicken Sie anschließend auf speichern.
Mit diesen Einstellungen können nun Zeitberichte für diese Organisationseinheit nur dann erfasst werden, wenn das Smartphone physisch vor Ort erkannt wird.
Die Einstellungen für die automatische Zeiterfassung müssen aus Datenschutzgründen direkt am Smartphone erfolgen. Eine Anleitung hierzu lesen Sie in den folgenden Abschnitten.
Android Mobiltelefon Einstellungen
Folgende Punkte beschreiben die Einstellungen für Android Smartphones. Die Beschreibung für Apple Geräte finden Sie weiter unten.
VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE AUTOMATISCHE ZEITERFASSUNG BEI ANDROID GERÄTEN
Für die automatische Zeiterfassung muss der Standort IMMER aktiviert sein, weil im Hintergrund Zeitberichte automatisch gestartet werden ohne dabei die App öffnen zu müssen.
Ebenso soll die McTime App nicht komplett aus dem Hintergrund geschlossen werden.
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1. Navigieren Sie zur Automatischen Zeiterfassung, 2. wählen Sie die Standard Zeitbericht-Art (z.B. Arbeitszeit) und 3. aktivieren Sie die Standortbasierte automatische Zeiterfassung.
Damit die Zeitberichte automatisch auch gesendet bzw. mit der Web-Applikation synchronisiert werden, muss 4. aktiviert werden.
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5. Wählen Sie die Gruppe bzw. Organisationseinheit aus für die, wie im Schritt 4. der Web-Applikation Einstellungen beschrieben, das Virtuelle Zeiterfassung Terminal aktiviert ist.
Gruppen welche ein Virtuelles Zeiterfassung Terminal aktiviert haben sind mit einem schwarzen Geo-Symbol in der Liste markiert.
Aktivieren Sie die automatische Zeiterfassung für diese Gruppe indem Sie auf das schwarze Geo-Symbol klicken (6.)
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Wählen Sie im nächsten Schritt 7. die gewünschte Zeitbericht-Art (z.B. Arbeitszeit) welche gestempelt werden soll oder klicken Sie auf Standard verwenden sofern die Zeitbericht-Art aus dem Schritt 2. verwendet werden soll.
Beantworten Sie die folgende Frage mit Ja (8.) sofern Sie möchten, dass die Zeitberichte auch automatisch beendet werden sollen, andernfalls wählen Sie Nein (9.) damit die Zeitberichte außerhalb vom Standortradius manuell beendet werden können.
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Wiederholen Sie die Schritte 5. bis 9. für alle Gruppen bzw. Organisationseinheiten für die Sie eine automatische Zeiterfassung wünschen.
Beachten Sie bitte, dass seitens Google maximal 100 Gruppen-Aktivierungen parallel möglich sind.
Gruppen mit aktiver automatischer Zeiterfassung werden mit einem grünem Geo-Symbol gekennzeichnet (10.).
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Stellen Sie auf Ihrem Android Mobiltelefon sicher, dass die McTime App im Hintergrund aktiv bleibt, indem Sie die Einstellung "App-Aktivität bei Nichtnutzung stoppen" deaktivieren.
Siehe hierzu folgendes Video:
iPhone Mobiltelefon Einstellungen
VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE AUTOMATISCHE ZEITERFASSUNG BEI APPLE GERÄTEN
Für die automatische Zeiterfassung muss der Standort IMMER erlaubt sein, weil im Hintergrund Zeitberichte automatisch gestartet werden ohne dabei die App öffnen zu müssen. Ebenfalls muss der genaue Standort aktiviert werden.
1. Navigieren Sie zu den Gruppen und 2. wählen Sie die Gruppe bzw. Organisationseinheit aus für die, wie im Schritt 4. der Web-Applikation-Einstellungen beschrieben, das Virtuelle Zeiterfassung Terminal aktiviert ist.
Gruppen welche ein Virtuelles Zeiterfassung Terminal aktiviert haben sind mit einem schwarzen Geo-Symbol markiert.
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3. Aktivieren Sie die Automatische Standort Zeiterfassung und wählen Sie im nächsten Schritt 4. die gewünschte Zeitbericht-Art (z.B. Arbeitszeit) welche gestempelt werden soll.
Beantworten Sie die Frage mit Ja (5.) sofern Sie möchten, dass die Zeitberichte auch automatisch beendet werden sollen, andernfalls wählen Sie Nein (6.) damit die Zeitberichte außerhalb vom Standortradius manuell beendet werden können.
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Wiederholen Sie die Schritte 1. bis 6. für alle Gruppen bzw. Organisationseinheiten für die Sie eine automatische Zeiterfassung wünschen.
Beachten Sie bitte das seitens Apple maximal 20 Gruppen-Aktivierungen parallel möglich sind.
Gruppen mit aktiver automatischer Zeiterfassung werden mit einem grünem Geo-Symbol gekennzeichnet (7.).
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Problembehandlung
Trotz sorgfältigster Entwicklung und umfangreichen Tests ist es uns leider nicht möglich zu 100% in jeder Situation die automatische Zeiterfassung zu garantieren, weil wir sehr stark von dem Android und Apple Betriebssystem abhängig sind.
Sollte es bei Ihnen Probleme mit der automatischen GPS-Zeiterfassung geben dann überprüfen und beachten Sie bitte folgende Punkte:
Stellen Sie den Standortradius nicht zu klein ein (Punkt 6. in den Web-Applikation Einstellungen), weil das Startsignal nur gesendet wird wenn ausreichend Bewegung innerhalb vom Standort gegeben ist und auch ein „Eintritt in den Standort“ mit entsprechendem Raum vorhanden sein muss.
Erlauben Sie in Ihrer Android App Hintergrundaktivitäten für die McTime-App. Stellen Sie sicher, dass beispielsweise die McTime-App nicht vom Batteriemanagement automatisch deaktiviert wird und dadurch aus dem Hintergrund keine Zeitberichte starten kann.
Aktivieren Sie WLAN auf Ihrem Smartphone auch wenn vor Ort kein WLAN-Netz für Sie vorhanden ist. Die Smartphones werden mittels zusätzlichem WLAN-Signal präziser geortet und das hilft McTime bei der GPS-Zeiterfassung.
Bei schlechter Internetverbindung oder bei schlechtem GPS-Signal kann es Verzögerungen geben bis die automatische Zeiterfassung startet oder beendet wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Standortwahl bei guter Signalstärke eingesetzt wird.