Um Arbeitszeitdifferenzen, so genannte Sollzeitdifferenzen (oder allgemein gesprochen Überstunden) einsehen zu können, müssen Arbeitszeitmodelle definiert werden. Diese Arbeitszeitmodelle ermöglichen es Ihnen Mehrstunden im Kalender einzusehen, Abwesenheitszeiten automatisch zu definieren, Schichteinteilungen zu managen oder automatisch Arbeitszeiten einzubuchen.
Aus dem Arbeitszeitmodell werden die täglichen Sollarbeitsstunden berechnet.
Wie erstelle ich ein einfaches Arbeitszeitmodell?
1. Klicken Sie links in der Haupt-Navigation auf Zeiterfassung.
2. Klicken Sie nun bei einem gewünschten Mitarbeiter im Anwendermenü auf die drei Punkte.
3. Wählen Sie Arbeitszeitmodelle aus.
4. Klicken Sie nun auf Neues Arbeitszeitmodell, um ein neues Arbeitszeitmodell zu erstellen.
5. Nun können Sie das neue Arbeitszeitmodell benennen und per Datum einschränken.
TIPP: Wählen Sie als Startdatum am besten einen Montag aus der Vergangenheit, sodass die erste Tages-Box (siehe Punkt 8.) mit einem Montag beginnt.
6. Sollen die Feiertage ignoriert werden, wählen Sie Feiertage ignorieren aus. In diesem Fall würden Feiertage als normale Arbeitstage zählen.
7. Wenn Pausen automatisch abgezogen werden sollen, wählen Sie Automatische Pausen aus.
HINWEIS: Wenn Pausen automatisch abgezogen werden, dann können keine Pausen manuell gespeichert werden. Es werden dann immer und automatisch die Pausen erfasst, welche im Arbeitszeitmodell hinterlegt sind.
8. Stellen Sie sicher, dass die linke erste Box der gewünschte Start-Wochentag ist (Beispielsweise ein Montag).
9. Tragen Sie nun die gewünschten Arbeitszeiten und Pausen in die jeweiligen Tages-Boxen ein.
In dem Beispiel aus dem Screenshot wäre die Soll-Arbeitszeit Montag (links erste Box) bis Donnerstag (Box Nummer 4) jeweils von 09:00 bis 18:00 mit einer Pause von 12:00 bis 12:30. Freitags (Box Nummer 5) ist die Arbeitszeit von 09:00 bis 12:00 ohne Pause eingestellt.
Samstag (Box Nummer 6) und Sonntag (Box Nummer 7) sind arbeitsfrei eingestellt.
10. Klicken Sie auf Speichern, um das neue Arbeitszeitmodell zu speichern.
11. Im Drei-Punkte-Menü des Anwenders in der Zeiterfassung sehen Sie nun im Punkt Sollzeiten die automatisch berechneten Sollzeiten, welche für den gewählten Mitarbeiter gelten.
Wie erstelle ich komplexe Schicht- und Arbeitszeitmodelle?
1. Wiederholen Sie die Punkte 1-8 von oben.
2. Nun können Sie den Kalender erweitern, indem Sie mit dem grünen Plus und roten Minus Zeichen, Tage bzw. Zyklen hinzufügen oder entfernen.
Dieses Beispiel zeigt 5 Tage und 4 Zyklen, sohin 20 Tage insgesamt an.
Im ersten Zyklus am ersten Tag beginnt die Arbeit an einem Sonntag (27.08.2023) mit einer Frühschicht von 05:30 bis 13:30 und der Mitarbeiter hat insgesamt vier Tage Frühschicht. Im Anschluss sind zwei Tage arbeitsfrei (Box Nr. 5 und 6) und es beginnt die Nachtschicht von 21:30 bis 05:30 für weitere vier Tage.
Nach der Nachtschicht gibt es drei arbeitsfreie Tage (Box Nr. 11, 12 und 13), worauf im Anschluss vier Tage Nachmittagsschicht von 13:30 bis 21:30 anstehen.
Nach der Nachmittagsschicht sind drei Tage arbeitsfrei, siehe Box Nr. 18, 19 und 20.
Der nächste Tag (Tag Nummer 21) ist erneut der erste Tag im Arbeitszeitmodell, Frühschicht von 05:30 bis 13:30 und der Zyklus beginnt von neuem.
TIPP: Zählen Sie zuerst die Arbeitstage und die arbeitsfreien Tage in Ihrem Schicht- oder Arbeitszeitmodell zusammen, um dann zu entscheiden, in wie vielen Tagen und Zyklen Sie Ihr Modell in der Software abbilden werden.
Beispiel von oben: 4 Arbeitstage + 2 freie Tage + 4 Arbeitstage + 3 freie Tage + 4 Arbeitstage + 3 freie Tage = 20 Tage gesamt. Dies lässt sich gut in 5 Tagen * 4 Zyklen abbilden.
Wären es 21 Tage gesamt, dann könnte dies zum Beispiel in drei Zyklen zu je sieben Tagen gut abgebildet werden.
Sollte Ihre Summe eine Primzahl sein, dann müssten Sie das Arbeitszeitmodell mit dem Von-Bis-Datum einschränken und mehrere Arbeitszeitmodelle mit verschiedenen Datum-Laufzeiten erstellen.
Wie erstelle ich Pausen im Arbeitszeitmodell?
1. Klicken Sie auf das Kaffetassen-Symbol, um eine Pause hinzuzufügen.
2. Es gibt zwei verschiedene Typen von Pausen
3. Von-Bis Pause
Die Von-Bis Pause lt. dem Screenshot definiert eine Pause an diesem Tag von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr
4. Nach-Dauer Pause
Die Nach-Dauer Pause lt. dem Screenshot bedeutet, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause abgezogen werden. Diese Pause ist somit nicht fix zu einer bestimmten Uhrzeit, sondern kann abhängig von der Arbeitszeit zu verschiedenen Zeiten erfasst werden.
5. An einem einzelnen Tag können auch mehrere Pausen eingestellt werden.
Wie kann ich Arbeitszeitmodelle kopieren oder löschen bzw. mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuweisen?
1. Wählen Sie in der Zeiterfassung rechts die Anwender aus für die Sie Arbeitszeitmodelle kopieren oder löschen möchten und klicken Sie unten im Menü auf Arbeitszeitmodelle.
2. Im folgenden Fenster wählen Sie, ob sie ein bestehendes Arbeitszeitmodell löschen möchten oder ein Arbeitszeitmodell von einem Mitarbeiter auf die im Schritt 1. ausgewählten Mitarbeiter übertragen bzw. kopieren möchten.
3. Im Fall von kopieren, wählen Sie den gewünschten Anwender und dessen Arbeitszeitmodell aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mittels Klick auf kopieren.
